A influência da digitalização de dados no gerenciamento contratual

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Qualquer empresa produz uma grande quantidade de documentos em papel. De acordo com a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os arquivos ativos de uma companhia crescem ao redor de 25% ao ano.

Documentos precisam ser guardados por um longo prazo. Por isso, quanto mais tempo de existência uma empresa tem, mais papéis ela terá acumulado. Conseguir espaço físico suficiente para armazenar os crescentes volumes de documentos não é uma solução que se sustenta a médio e longo prazos.

O caminho para o futuro

Com os avanços tecnológicos, cada vez mais empresas estão buscando a digitalização de dados como uma alternativa para a guarda segura de informações. Acompanhar a evolução tecnológica é um fator que está diretamente ligado ao crescimento e sucesso de um negócio.

Cuidar da digitalização de todo o material impresso de uma companhia não é tarefa fácil. Mas a boa notícia é que atualmente existem empresas especializadas em prestar esse tipo de serviço. Entre os serviços oferecidos por este tipo de organização estão: captura de arquivos; digitalização de documentos impressos e gestão documental.

Um tipo de documento que é muito beneficiado com a digitalização são os contratos. O gerenciamento contratual se refere ao ciclo de vida de um contrato, desde a sua elaboração até o final da vigência do documento. A digitalização é capaz de trazer diversos benefícios para as relações contratuais.

Vantagens da digitalização de dados no gerenciamento contratual

Economia de tempo e espaço

Contratos são documentos normalmente longos, com várias páginas. Ter espaço para acomodar os papéis acumulados ao longo do tempo não é algo simples. Digitalizar os contratos também gera uma economia de tempo, pois é muito mais rápido buscar uma informação em um arquivo digital do que ter que vasculhar pilhas de papel.

Diminuição de despesas

Diminuir despesas é um objetivo constante de todo empreendimento. A digitalização acarreta uma redução de custos, já que se consome menos papel. Os gastos com cartuchos de tinta e manutenção das impressoras também sofrem uma queda considerável.

Aumento da produtividade

Procurar informações em documentos impressos é trabalhoso e leva tempo. Ao ter documentos contratuais digitalizados, o funcionário pode direcionar sua energia para atividades mais importantes e lucrativas para a empresa.

Mais segurança

Alguns fatores podem ocasionar a deterioração de documentos. São exemplos: o desgaste causado pelo tempo, chuva, incêndio ou outros acidentes. Manter os arquivos contratuais digitalizados evita esse tipo de problema, além de ser uma proteção contra o roubo e a divulgação indevida de informações sigilosas, já que dados digitais podem ser criptografados.

Outra questão relacionada à segurança é a autenticidade de documentos. No caso de arquivos digitais, é possível garantir a veracidade por meio da utilização de certificados digitais e assinatura eletrônica.

Preservação do meio ambiente

Hoje em dia não se pode ignorar questões de sustentabilidade. Economizar papel e outros recursos, como cartuchos de impressora, diminuem a produção de lixo e, consequentemente, contribuem para a preservação ambiental.

Agilidade

A análise e alteração de cláusulas contratuais se tornam muito mais rápidas no caso de documentos digitalizados, inclusive sendo possível fazer mudanças em tempo real.

Por onde começar a digitalização de dados?

Os empresários que desejam iniciar a digitalização e o gerenciamento de dados devem buscar uma empresa capacitada para executar o trabalho. Uma firma especializada terá condições de oferecer a melhor opção de serviço, de acordo com as necessidades do cliente.

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